În cadrul Universităţii “Ştefan cel Mare” din Suceava (USV) se organizează Registrul de evidență electronică a corespondenței (R.E.E.C.), pornind de la prevederile Ordonanței de urgență nr. 65/2020 privind unele măsuri pentru digitalizarea sistemului de coordonare și gestionare a fondurilor europene structurale și de investiții pentru perioada de programare 2014-2020.
În Registrul de evidență electronică a corespondenței vor fi înregistrate documentele semnate electronic aferente proiectelor cu finanțare nerambursabilă, în scopul asigurării schimbului de date între Universitatea “Ștefan cel Mare” și structurile de management și control.
Directorii de proiect sau alte persoane cu atribuții în cadrul proiectului sunt abilitate să înregistreze documentele semnate electronic în Registrului de evidență electronică a corespondenței.
Înregistrarea acestor documente se va face prin accesarea următoarei adrese:
Conform prevederilor art. 1 alin. 1-4 și art. 2 alin. 1-3 din Ordonanța de urgență nr. 65/2020 se prevede obligativitatea organizării Registrului de evidență electronică a corespondenței:
Art. 1.
(1) Începând cu data de 1 iunie 2020, autoritățile de management, organismele intermediare și beneficiarii proiectelor cu finanțare din fonduri europene structurale și de investiții ale Programului operațional Infrastructură mare, Programului operațional Capital uman, Programului operațional Competitivitate, Programului operațional regional, Programului operațional Capacitate administrativă, Programului operațional Pescuit și afaceri maritime, Programului operațional Asistență tehnică, precum și Autoritatea de management și beneficiarii proiectelor cu finanțare din Programul operațional Ajutorarea persoanelor dezavantajate sunt obligate să emită, să primească și să prelucreze documentele aferente apelurilor de proiecte, contractelor de finanțare/ordinelor/deciziilor de finanțare, actelor adiționale la acestea, cererilor de rambursare, cererilor de prefinanțare, cererilor de plată, dosarele achizițiilor publice, rapoartelor de progres, precum și alte categorii de documente care stau la baza implementării proiectelor numai prin intermediul sistemului informatic SMIS2014+/MySMIS2014.
(2) Emiterea, transmiterea și prelucrarea documentelor în format letric sunt permise numai pentru circuitul intern al acestora și numai pentru situațiile în care există obligativitatea legală a arhivării acestora în format letric. Autoritățile de management, organismele intermediare și beneficiarii proiectelor cu finanțare din fonduri europene structurale și de investiții ale programelor prevăzute la alin. (1) vor asigura această arhivare prin și la nivelul structurilor interne specifice. Pentru toate celelalte situații, emiterea, prelucrarea și transmiterea documentelor din cadrul circuitului intern de la nivelul fiecărei/fiecărui instituții/beneficiar se vor face în format electronic și urmând pașii și fluxul de proces pe care fiecare instituție/beneficiar îl va întocmi și aproba prin procedură internă.
(3) Începând cu data de 1 iunie 2020, corespondența între autoritățile de management, organismele intermediare și beneficiari se va derula numai în format electronic, fiecare dintre părți fiind obligată să își organizeze Registrul de evidență electronică a corespondenței, denumit în continuare R.E.E.C., dar și organizarea electronică a arhivei pentru acestea a acestor documente.
(4) Se consideră corespondență între părți: e-mailuri, notificări prin intermediul sistemului SMIS2014+/MySMIS2014, solicitări de clarificări/răspunsuri la clarificări, precum și orice alte documente electronice care sunt necesare în derularea proiectelor.
Art. 2.
(1) Autoritățile de management, organismele intermediare, precum și beneficiarii care au încheiat contracte de finanțare/ordine/decizii de finanțare au obligația de a utiliza semnătura electronică potrivit prevederilor Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 38/2020 privind utilizarea înscrisurilor în formă electronică la nivelul autorităților și instituțiilor publice.
(2) Contractele de finanțare/Ordinele/Deciziile de finanțare, actele adiționale aferente contractelor de finanțare/ordinelor/deciziilor de finanțare, cererile de rambursare, cererile de prefinanțare, cererile de plată, rapoartele de progres, dosarele achizițiilor publice, precum și orice alte documente emise și semnate cu semnătură electronică calificată conform prevederilor legale în vigoare sunt asimilate înscrisurilor autentice.
(3) Autoritățile de management, organismele intermediare și beneficiarii au obligația de a organiza și înregistra documentele prevăzute la alin. (2) în R.E.E.C., dar și de a asigura organizarea electronică a arhivei pentru acestea.